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從業(yè)主群訪事件應(yīng)對談物業(yè)突發(fā)事件的處置

日期:2018.03.06 閱讀:4574

“禍患常積于忽微”,由于物業(yè)服務(wù)的綜合性因素,服務(wù)的中細(xì)微疏忽可能會釀成重大突發(fā)事件。如何有效處置,是物業(yè)管理企業(yè)必須直面的問題,突發(fā)事件的處置是否有效,考量一個企業(yè)的危機(jī)處理能力和危機(jī)公關(guān)能力,若處置不當(dāng),會導(dǎo)致管理權(quán)的喪失,甚至對企業(yè)品牌造成不可挽回的惡劣影響;若處置得當(dāng),業(yè)主認(rèn)可,化“?!睘椤鞍病?,企業(yè)得以持續(xù)發(fā)展。

鑒于突發(fā)事件處置的重要性,作為國內(nèi)首家物業(yè)管理公司的深圳市物業(yè)管理有限公司,及早就建立了危機(jī)管理制度,全面完善了風(fēng)險(xiǎn)管控體系,對物業(yè)管理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行梳理和評估,對在服務(wù)過程中可能面臨的7大類28小類57個風(fēng)險(xiǎn)事件制訂應(yīng)急處理預(yù)案,包括自然災(zāi)害、消防事故、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、秩序維護(hù)、車輛管理、設(shè)備設(shè)施安全風(fēng)險(xiǎn)、客戶關(guān)系、意外事件、信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、公共衛(wèi)生風(fēng)險(xiǎn),強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避及風(fēng)險(xiǎn)的紅、橙、黃、藍(lán)四級預(yù)警機(jī)制。紅色為最高級別的應(yīng)急響應(yīng),對應(yīng)上位的負(fù)責(zé)人為公司總經(jīng)理,橙、黃、藍(lán)預(yù)警響應(yīng)分別對應(yīng)的上位負(fù)責(zé)人為副總經(jīng)理、職能部門經(jīng)理(管理處主任)、項(xiàng)目各崗位主管。危機(jī)管理制度的建立,實(shí)現(xiàn)了物業(yè)突發(fā)事件的分級預(yù)警,分級響應(yīng),輔以責(zé)任區(qū)域負(fù)責(zé)制,加強(qiáng)對各級、各崗位人員的培訓(xùn)及對小區(qū)業(yè)主的廣泛宣傳,做到積極有效應(yīng)對突發(fā)事件。

以下筆者就處理過的一次業(yè)主群訪事件,談一下物業(yè)突發(fā)事件的應(yīng)對與處置。

群訪----快速反應(yīng)

2013年7月10日上午,公司管轄的某花園小區(qū)數(shù)十名業(yè)主到區(qū)政府上訪,上訪業(yè)主情緒激動,堵住區(qū)政府大門,拉橫幅,喊口號,要求見區(qū)委書記。公司獲悉情況后,立即由分管副總帶隊(duì)趕到現(xiàn)場。面對情緒激昂的群訪業(yè)主,我方負(fù)責(zé)人一方面安撫業(yè)主,表明解決問題的誠意,穩(wěn)定業(yè)主們的情緒;另一方面在區(qū)住建局、轄區(qū)街道辦的主持下,由業(yè)主們推薦五名代表,到區(qū)信訪辦發(fā)表訴求。開始業(yè)主們不同意只選出五名代表,要求數(shù)十人全部參與對話,經(jīng)反復(fù)說明政策和利弊后,對話的業(yè)主代表選出。

在區(qū)信訪局,我方認(rèn)真聽取了業(yè)主的訴求,換位思考,接受問題,勇于承擔(dān)責(zé)任。業(yè)主提出查清架空層及會所物業(yè)的權(quán)屬、成立業(yè)主委員會、實(shí)行小區(qū)封閉管理、撤換管理處主任等訴求。我方及時(shí)作出研判,對于能解決的簡單問題現(xiàn)場回復(fù),對于需要調(diào)查落實(shí)的復(fù)雜問題,承諾7個工作日內(nèi)書面回復(fù)解決方案?,F(xiàn)場業(yè)主代表對我方的處置態(tài)度表示滿意,此次群訪暫告一段。

調(diào)查----冷靜分析

針對業(yè)主提出的問題,公司分管領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場蹲點(diǎn),實(shí)地摸底調(diào)查,認(rèn)真聽取業(yè)主及相關(guān)方意見,了解真相,發(fā)現(xiàn)問題癥結(jié),尋求解決途徑。

由于小區(qū)屬于城中村的老舊小區(qū),在開發(fā)過程中,歷史遺留問題多,村民補(bǔ)償房、開發(fā)商其它補(bǔ)償協(xié)議房等情況錯綜復(fù)雜,加之多層物業(yè)管理費(fèi)低廉,每月每平米僅收取0.5元,小區(qū)又地處泥崗村腹地,附近村民、居民和車輛等都要借道小區(qū), “三亂”現(xiàn)象較嚴(yán)重;架空層商戶占道經(jīng)營,衛(wèi)生保潔問題突出;業(yè)主強(qiáng)烈要求成立業(yè)主委員會,實(shí)行封閉管理,卻得不到有效推動;管住缺乏溝通,訴求長期得不到滿意回應(yīng),致使矛盾升級,引發(fā)群訪事件。

物業(yè)群訪突發(fā)事件往往影響較大,處置不慎密不及時(shí),容易引發(fā)多種矛盾,導(dǎo)致事態(tài)擴(kuò)大,影響社區(qū)穩(wěn)定,危及物業(yè)管理權(quán)。抓住問題關(guān)鍵,進(jìn)而果斷處置。

處置----慎密及時(shí)

公司當(dāng)日成立了群訪事件應(yīng)急處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由公司分管副總?cè)谓M長,公司法律顧問、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人任組員,并指定群訪事件新聞發(fā)言人和與業(yè)主聯(lián)系的專職人員。領(lǐng)導(dǎo)小組首先規(guī)定了群訪事件處理期間的人員值班責(zé)任制,當(dāng)值人員須在管理處現(xiàn)場值班,手機(jī)24小時(shí)開機(jī)(包括節(jié)假日),督促問題處理,應(yīng)對突發(fā)事件。

由于此次群訪事件人數(shù)眾多,影響較大,公司啟動了最高級別的紅色應(yīng)急響應(yīng),對小區(qū)管理處主任做停職處理,新任命的管理處負(fù)責(zé)人及各級別、各崗位人員按照應(yīng)急預(yù)案要求即刻上位。公司法律顧問全程參與,以規(guī)避處置中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

基礎(chǔ)服務(wù)品質(zhì)是物業(yè)管理的生命線,針對業(yè)主投訴中反映的我方服務(wù)質(zhì)量問題,督導(dǎo)管理處制訂整改措施、整改時(shí)間表,責(zé)任到人,快速處理,快速見效;關(guān)于架空層和會所物業(yè)產(chǎn)權(quán)問題,派專人負(fù)責(zé)到開發(fā)商和檔案管理部門調(diào)查取證,7個工作日內(nèi)書面回復(fù)業(yè)主;關(guān)于“三亂”問題,管理處會同街道、公安、市監(jiān)等相關(guān)部門,對小區(qū)亂擺賣、亂張貼、亂懸掛問題進(jìn)行全面清理整治;同時(shí)全力支持小區(qū)業(yè)主委員會的成立,尋求實(shí)行封閉管理的途徑,改善小區(qū)綜合環(huán)境,提高服務(wù)品質(zhì)。

反饋——開放透明

在加快問題處理的同時(shí),主動約見業(yè)主代表,履約回復(fù)業(yè)主,及時(shí)將優(yōu)化服務(wù)、強(qiáng)化管理等一系列整改措施、整改的效果圖片公示給業(yè)主,將業(yè)主關(guān)心的重點(diǎn)問題、處理進(jìn)程及時(shí)通報(bào),歡迎業(yè)主監(jiān)督。隨著整改工作的初見成效,歷史遺留問題的摸清反饋,管住之間的隔閡在逐步消除。對于難度較大的封閉管理問題,管理處也拿出了解決方案,廣泛征求業(yè)主意見,讓業(yè)主感受到了管理處解決問題的誠心和決心。

由于對內(nèi),管理處利用小區(qū)溫馨提示、信息欄、手機(jī)PPT、微信、QQ等多種渠道,加強(qiáng)與業(yè)主的溝通,密切管住關(guān)系,消除隔閡,獲得信任;對外,管理處向區(qū)住建局、信訪辦、街道辦、派出所等政府相關(guān)部門上報(bào)問題處理情況,必要時(shí)也向媒體通報(bào)處理結(jié)果,從而贏得了各方的理解和支持。

輿情——監(jiān)控預(yù)警

“凡是預(yù)則立,不預(yù)則廢”,當(dāng)今媒體網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá),各種信息傳播渠道眾多,加之此次群訪事件的影響較大,因此輿情監(jiān)控對預(yù)防和處理事件尤其重要。公司應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組安排專人負(fù)責(zé)信息監(jiān)控,24小時(shí)監(jiān)控論壇、微信群、QQ群等信息渠道中業(yè)主反應(yīng)的問題,關(guān)注矛盾動態(tài),隨時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)小組,以便及時(shí)回復(fù)和問題處理,防止事態(tài)擴(kuò)大。對于監(jiān)控到的可能發(fā)生的群訪事件苗頭,要報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)小組組長,必要時(shí)上報(bào)向政府信訪辦、轄區(qū)派出所等政府相關(guān)部門;公司相關(guān)各崗位人員就位,主動聯(lián)系問題業(yè)主,隨時(shí)反饋處理結(jié)果,防止群訪事件的再次發(fā)生。輿情監(jiān)控人員及時(shí)對網(wǎng)絡(luò)上的不實(shí)言論回帖澄清,對有損企業(yè)品牌形象的造謠攻擊,由公司法律顧問出面回應(yīng),必要時(shí)在網(wǎng)上刊登《律師聲明》,杜絕流言蔓延。

評估——總結(jié)完善

突發(fā)事件處理完成后,要記錄事件的損失程度、處理過程,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),及時(shí)反饋,明晰權(quán)責(zé),嚴(yán)格考核。

事后效果評估,一方面可以考核應(yīng)急預(yù)案的有效性,發(fā)現(xiàn)問題,改進(jìn)流程,提高物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)對突發(fā)事件的能力;另一方面也可以考核現(xiàn)場負(fù)責(zé)人的執(zhí)行能力及臨陣指揮應(yīng)變能力,考核各崗位員工對應(yīng)急預(yù)案的掌握及靈活運(yùn)用程度。公司對在應(yīng)對工作中成績突出的人員給予獎勵,該獎勵可與績效考核、年終評優(yōu)相結(jié)合;對應(yīng)對工作中出現(xiàn)重大失誤的人員給予相應(yīng)追責(zé),以防類似事件的再次發(fā)生。

總之,有效處置物業(yè)突發(fā)事件,不僅提升業(yè)主滿意度,維護(hù)社區(qū)和諧,而且可以規(guī)避物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),從而提升企業(yè)的口碑和影響力,促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)的良性循環(huán)。